予約~出発までの流れ

初めての幹事は何から始めていいのかわからないことが多いはず。

合宿の大まかな流れ、 やるべきことをチェック していきましょう。

step 1

まずは生協店舗で相談しましょう。詳細がきまっていなくてもOK!

まずはプランを作成

  • 生協カウンターにて、予約金をお支払いの上、
    ご予約ください。

  • 人数は参加しそうな最大人数で

  • 施設やコンパ・二次会会場の予約もこのときに。

  • 行先(エリア)または宿泊施設
    (第2・第3希望まで)

  • おおよその予算

  • 利用施設(会議室・グラウンド・体育館など)

  • コンパ、BBQなどのイベント

  • 交通手段を決めましょう。

こちらも忘れずチェック
こちらも忘れずチェック
  • 施設利用の日時はいつですか。

    (昼食も必要ならば忘れずに手配を。ご相談ください。)
  • 各施設の料金は基本的に現地精算となります。

  • 会議室のサイズや机の配置なども、希望を伝えましよう。

  • 先生の個室部屋が必要ならば、早い段階で伝え確保しましょう。

step 2

生協の店舗で申し込み

日程、宿が決まったら予約をしましょう

  • 生協カウンターにて、予約金をお支払いの上、
    ご予約ください。

  • 人数は参加しそうな最大人数で。

  • 会議室やコンパ会場の予約も確認しましょう。

貸切バス・JR・レンタカー・フェリーなど交通手段も大学生協で!

  • 一緒に頼めば手続きが簡単です。

こちらも忘れずチェック
こちらも忘れずチェック
  • 夕食、朝食の内容を確認しましよう。

    (昼食も必要ならば忘れずに手配を。ご相談ください。)
  • 歯ブラシやタオルなど、アメニティの有無をチェック。

    (参加者へ各自必要なものは持参をと話しておきましょう。)
  • メンバーからの集金は早めに。
    (宿泊代の他、現地でかかる費用(交通費、施設使用料、入湯税、コンパ代など)も見込んで、
    少し多めに集金設定を。後から追加で集めるのは大変ですよ~)

  • 取消料発生日も要確認。

全国の自治体が学生合宿・遠征・団体旅行を応援しています!

該当する自治体の宿に泊まるなら、助成金情報を調べてみましょう。

各自治体とも、事前に申請を行い、事後に証明書や活動報告などの書類を提出するものが
多くなっていますので、手続きはお早めに。

step 3

人数確定・残金のお支払い
(2週間~20日前頃)

人数を確定し、旅行代金をお支払いいただきます

  • 人数変更は小まめに確認。大幅な人数減は宿にも迷惑がかかってしまいます。

  • 基本的な宿泊代(1泊2食または1泊3食)を、生協でお支払いいただきます。(現地払い分要確認)

生協から「確認書」または「宿泊券」 (合宿当日、宿に提出するもの)をお渡しします。

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こちらも忘れずチェック
こちらも忘れずチェック
  • 人数の変更は、すぐに申込の生協店舗へ連絡してください。

  • 取消料発生日も要確認。

  • チケット類は必ず間違いないか内容確認を。

  • バス会社の緊急連絡用電話番号も控えておきましょう。

    (貸切バスで行く場合は、集合時間・場所に加え、万が一のためバス会社の緊急連絡用電話番号も確認しておきましょう。)
step 4

出発の事前確認

出発直前には、再点検をしましょう。

  • 人数変更があったら、お渡しした「宿泊確認書」を持って大学生協店舗へ。
    変更後の「宿泊確認書」を新たに貰いましょう。

  • 「確認書」または「宿泊券」や乗車券などの忘れ物はないですか?

こちらも忘れずチェック
こちらも忘れずチェック
  • 集合時間・集合場所をもう一度確認。

  • 取消料発生日も要確認。

  • 当日の急なキャンセル発生の場合も、必ず申込の生協店舗へ連絡を入れてください。

もし生協の営業時間外の場合には、まずは幹事さんがホテルへ直接電話で連絡を入れてください。

チェックイン時に伝えると、返金無しとなってしまう場合も。人数変更はわかった時点ですぐに対応しましょう。

step 5

チェックイン&滞在期間中

到着したら「確認書」または「宿泊券」を宿の人に渡してください。

宿の人と会議室のこと、食事の時間など、打ち合わせをしてください。

滞在中の注意
滞在中の注意
  • 他のお客様方の迷惑にならないよう、常識ある行動をしましょう。

  • 未成年の人にお酒を進めることは絶対ダメです。イッキ飲みもしない・させないでください。

  • 持ち込んだお酒の空き缶やおつまみのゴミ等の処分・分別などは宿舎の指示に従いましよう。

  • コンパ会場の後片付けも忘れずにお願いします。

step 6

チェックアウト

チェックアウト時に精算をしましょう
/忘れ物はありませんか?

  • 食事代(追加)・コンパ代(持込料)・会議室(有料の場合)、体育館などの施設料金、
    入湯税など現地払いの精算をしましょう。

宿の人にお礼を伝えましょう!

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